Mời thành viên vào workspace và phân quyền

1Mở Nhóm và xem số chỗ còn lại

Trong trang quản trị của workspace, vào Cài đặt › Nhóm. Bạn thấy tab Thành viên và tab Chức vụ & quyền module.

Cạnh nút Mời có nhãn dạng "2/8 chỗ": số chỗ đã dùng trên giới hạn. Lời mời đang chờ cũng giữ một chỗ. Hết chỗ thì nút Mời bị mờ.

Gói Agency có thêm 8 thành viên đội. Cần thêm chỗ mà đang dùng gói khác thì nâng lên Agency ở Cài đặt › Gói & Thanh toán.

Bạn sẽ thấy: Thấy danh sách thành viên và số chỗ đã dùng.

2Mời thành viên bằng email

Bấm Mời. Trong khung Mời thành viên, gõ Địa chỉ email của người cần mời, rồi chọn Vai trò:

• Quản trị: toàn quyền mọi module và có thể mời người khác. Không cần chọn quyền chi tiết. • Tùy chỉnh: tự tích quyền theo từng module workspace đã cài. • Một chức vụ bạn đã tạo (xem bước 3): điền sẵn quyền theo chức vụ, bạn vẫn sửa thêm được.

Chỉ giao Quản trị cho người bạn tin cậy. Người chỉ cần làm một việc, ví dụ sửa overlay, thì chọn Tùy chỉnh và chỉ tích đúng module đó.

Bấm Gửi lời mời. Email vừa mời hiện ở mục Lời mời đang chờ, kèm số ngày còn lại trước khi hết hạn; ở đó có nút Gửi lại và Hủy lời mời. Nếu khung báo "Email này chưa có tài khoản", bấm Sao chép link đăng ký, gửi link đó cho người cần mời để họ đăng ký, rồi mời lại.

Bạn sẽ thấy: Hiện "Đã gửi lời mời!" và email nằm trong Lời mời đang chờ.

3Tạo chức vụ để cấp quyền nhanh

Nếu bạn hay mời nhiều người cùng một việc, hãy tạo chức vụ một lần rồi dùng lại. Mở tab Chức vụ & quyền module, bấm Thêm chức vụ, nhập Tên chức vụ, chọn Module được truy cập rồi bấm Tạo chức vụ.

Thành viên giữ chức vụ này tự có quyền trên MỌI bảng và hồ sơ của các module đã chọn, nên chỉ chọn module người đó thật sự cần. Từ giờ, khi mời hoặc sửa quyền, bạn chỉ cần bấm tên chức vụ để điền quyền.

Bạn sẽ thấy: Chức vụ mới hiện trong danh sách và trong khung Mời thành viên.

4Sửa quyền thành viên

Ở tab Thành viên, bấm biểu tượng Sửa quyền trên dòng thành viên. Tích hoặc bỏ tích quyền, hoặc bấm một chức vụ ở mục Điền nhanh từ chức vụ, rồi bấm Lưu.

Người có vai trò Quản trị đã có toàn quyền nên dòng của họ không có biểu tượng Sửa quyền.

Bạn sẽ thấy: Hiện "Đã cập nhật quyền".

5Đổi vai trò thành viên

Chỉ chủ workspace làm được bước này. Ở tab Thành viên, bấm nhãn vai trò của người cần đổi rồi chọn:

• Quản trị: toàn quyền, có thể mời. • Thành viên: chỉ có các quyền bạn cấp trong Sửa quyền.

Bạn sẽ thấy: Nhãn vai trò trên dòng thành viên đổi theo lựa chọn.

6Xoá thành viên khi hết cộng tác

Bấm biểu tượng Xoá thành viên trên dòng người đó và xác nhận. Dòng của chủ workspace không có biểu tượng này.

Khi làm việc với cộng tác viên theo từng đợt, nhớ xoá người đã xong việc để họ không còn vào workspace và bạn có chỗ mời người mới.

Bạn sẽ thấy: Người đó không còn trong danh sách thành viên, chỗ được trả lại.